Sebuah gambar bernilai seribu kata, tetapi pernahkah Anda berpikir untuk memasukkannya ke dalam tanggapan lembut Anda? Grafik, bagan organisasi, info, dan tabel hanyalah beberapa contoh visual. Penggunaan warna, font, ukuran font, dan template juga merupakan pertimbangan visual yang penting saat memformat respons tender Anda. Elemen-elemen ini, bila digunakan dengan benar, dapat membantu membuat pengajuan tender Anda menjadi lebih persuasif dan produk atau layanan Anda lebih menarik bagi pembeli.

Fokus evaluator harus pada solusi Anda; mereka tidak boleh terganggu oleh organisasi dokumen Anda. Jadi, bagaimana Anda menggunakan visual secara efektif dalam respons tender Anda?

Dasar-dasar

• Jaga agar visual Anda tetap sederhana. Fokus pada satu ide utama per grafik atau gambar.
• Hindari visual abstrak. Evaluator tidak harus menguraikan arti gambar Anda.
• Perkenalkan visual Anda dalam teks sebelumnya.
• Gunakan visual yang mendukung pesan Anda. Mereka harus memiliki hubungan yang jelas dengan teks dan bagian yang Anda masukkan.
• Pastikan visual Anda benar dan pas dengan margin halaman.
• Visual Anda harus dapat dibaca. Jika terlalu besar, coba lampirkan sebagai lampiran pada kiriman Anda alih-alih memerasnya ke badan utama teks Anda.
• Jika tidak ada ruang untuk visual dalam template formal pembeli, sertakan diagram dan gambar Anda sebagai lampiran atau lampiran pada kiriman. Referensi lampiran di bagian yang sesuai dari teks, misalnya, "Lihat Lampiran A".

Jenis visual

Grafik

Grafik dapat digunakan untuk menunjukkan tren dan korelasi dan dapat menyoroti manfaat solusi Anda dibandingkan yang lain.

Foto

Foto produk berfungsi sebagai bukti fisik produk atau layanan Anda dan dapat memberikan detail yang mungkin terlalu sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata.

Jika menggunakan foto, gunakan resolusi yang sesuai untuk produk jadi. Gambar buram atau berkualitas buruk tidak menunjukkan profesionalisme dan akan menghilangkan keseluruhan presentasi kiriman Anda.

Tabel

Tabel dapat menekankan perbedaan angka atau menyediakan ruang untuk menulis pernyataan ringkasan di samping item spesifikasi.

Perbandingan berdampingan dalam tabel adalah cara yang bagus untuk menyoroti manfaat dari solusi Anda. Coba buat perbandingan antara produk saat ini vs. solusi yang diusulkan, atau produk kompleks vs. proposal Anda yang disederhanakan.

Diagram alir

Bagan alur dapat membantu mengurangi keberadaan blok teks yang padat dan poin-poin yang berlebihan, semuanya sambil mewakili pendekatan Anda dengan cara yang mudah dibaca.

Keterangan tindakan

Keterangan tindakan merupakan bagian dari deskripsi elemen visual Anda. Setiap gambar atau tabel harus diberi label sebagai “Gambar 1” atau “Tabel 1”, dengan penomoran urut di seluruh dokumen. Anda juga dapat memberi visual judul singkat. Keterangan tindakan kemudian menjelaskan gambar dan cara kerjanya sebagai bagian dari solusi Anda secara keseluruhan.

Misalnya, keterangan tindakan untuk diagram mungkin terlihat seperti ini:

Gambar A: Struktur Organisasi Terbukti. Tim proyek kami akan terstruktur seperti yang ditunjukkan dan didasarkan pada pendekatan sukses yang telah kami terapkan pada proyek sebelumnya. Tim ini dikelola oleh satu manajer proyek di lokasi, John Smith, yang akan memimpin lima reporter langsung untuk menyampaikan proyek.

Contoh ini tidak hanya menjelaskan diagram, tetapi juga mengomentari solusi keseluruhan dengan menautkan sumber daya dan kredensial. Penggunaan diagram mengurangi kebutuhan Anda untuk mendiskusikan struktur tim sementara keterangan tindakan menjelaskan tujuan elemen visual.

Tinjauan

Sebagai bagian dari tinjauan Anda, mintalah seseorang yang tidak terlibat dalam proses tender untuk memeriksa ulang elemen visual Anda. Apakah visualnya mudah dipahami? Apakah mereka mendukung apa yang telah dikatakan dalam teks? Minta mereka memeriksa keterangan tindakan Anda: apakah mereka akurat dan ringkas? Jika Anda harus menjelaskan pesan dan tujuan visual Anda, Anda mungkin perlu mempertimbangkan kembali bagaimana informasi tersebut direpresentasikan.

Ringkasan

Baik Anda menggunakan grafik, foto, tabel, atau diagram alur, visual Anda harus memiliki koneksi yang jelas ke teks dokumen Anda. Jaga agar elemen visual tetap sederhana dan mudah dibaca, dan jika tidak ada ruang untuk mereka di template, jangan dipencet! Lampirkan gambar Anda sebagai lampiran, dengan label dan keterangan tindakan yang jelas untuk mendukung tujuan visual. Selalu memiliki pandangan baru untuk meninjau kiriman Anda; jika mereka tidak dapat memahami visualnya, evaluator kemungkinan besar akan kesulitan untuk memahaminya juga.

Sekarang setelah Anda mengetahui cara menggunakan visual secara efektif dalam respons tender Anda, inilah saatnya untuk mulai menawar. Biarkan TenderSearch menemukan peluang tender terbaru dan relevan untuk bisnis Anda, sehingga Anda dapat fokus mengirimkan solusi yang unggul.