Cara Menulis Ringkasan Eksekutif yang Sukses

Sebagian besar peluang tender meminta ringkasan eksekutif: gambaran singkat tentang bisnis Anda, pemahaman Anda tentang kebutuhan pembeli, dan nilai produk atau layanan Anda. Jika dilakukan dengan baik, ringkasan eksekutif mengidentifikasi Anda sebagai penawar berkualitas dengan produk atau layanan yang unggul.

Di samping evaluasi keseluruhan penilai atas pengajuan tender Anda, ringkasan eksekutif seringkali merupakan satu-satunya bagian dari tender yang dilihat oleh manajemen senior dan pengambil keputusan. Itu harus singkat dan persuasif untuk menarik perhatian mereka. Jadi, bagaimana Anda bisa memastikan tender Anda menonjol dari yang lain?

Lanjutkan membaca untuk mengetahui cara menulis ringkasan eksekutif yang sukses.

Kamu siapa?

Pembeli ingin tahu dengan siapa mereka akan bekerja, jadi pastikan untuk memberi tahu mereka! Berikan gambaran singkat tentang bisnis Anda, dengan fokus pada aspek dan kualitas yang relevan dengan kebutuhan pembeli. Sertakan jenis informasi berikut:

  • pengalaman masa lalu dengan pembeli
  • lamanya waktu organisasi Anda menjalankan bisnis
  • ukuran organisasi Anda
  • siapa dalam bisnis Anda yang akan terlibat dengan pembeli
  • sertifikasi dan keanggotaan industri
  • kinerja masa lalu pada kontrak serupa
  • akses ke mitra dan subkontraktor

Apakah Anda memahami kebutuhan pembeli?

Posisikan produk atau layanan Anda sebagai solusi yang jelas dengan menunjukkan pemahaman tentang persyaratan bisnis pembeli. Teliti pembeli; menjadi akrab dengan siapa mereka dan apa yang mereka lakukan. Pastikan untuk berhubungan dengan setiap tujuan pembelian yang mungkin telah diuraikan dalam dokumen tender. Misalnya, paragraf pembuka untuk kontrak pembersihan sekolah harus mencakup diskusi tentang kesehatan dan pentingnya lingkungan sekolah yang bersih, daripada diskusi tentang program pembersihan secara umum.

Apa yang Anda usulkan?

Pembeli ingin percaya diri saat merekomendasikan solusi Anda dalam persaingan. Berikan ringkasan singkat tentang produk atau layanan Anda, dibingkai oleh bagaimana produk atau layanan tersebut akan memenuhi persyaratan pembeli.

Pastikan Anda:

  • hubungkan solusi Anda dengan tujuan dan spesifikasi pembeli
  • memberikan bukti pengalaman apa pun dengan klien atau kontrak yang sebanding
  • mengidentifikasi di mana Anda berdua bertemu dan melampaui apa yang tercantum dalam spesifikasi
  • memperkuat dan menjelaskan poin-poin dan konsep-konsep kunci dengan diagram

Beberapa pemikiran terakhir

Apakah ringkasan eksekutif Anda ada di awal atau di akhir pengiriman, pastikan pernyataan pembuka Anda langsung dan menarik perhatian pembaca. Sebagai contoh:

Klien A akan menerima solusi yang aman, andal, dan berkelanjutan dengan menggunakan pengalaman,
efisiensi dan kapabilitas Perusahaan B untuk pengelolaan Proyek C.

Libatkan pembaca! Gunakan kata-kata yang positif dan proaktif. Anda mencoba meyakinkan pembeli bahwa Anda adalah penyedia terbaik, memberikan solusi terbaik untuk memenuhi kebutuhan mereka. Pastikan semua yang Anda tulis mendukung ini, dan Anda akan berada di jalur yang tepat untuk memenangkan kontrak berikutnya.