รูปภาพมีค่าหนึ่งพันคำ แต่คุณเคยคิดที่จะรวมภาพหนึ่งไว้ในคำตอบที่อ่อนโยนของคุณหรือไม่? กราฟิก แผนผังองค์กร คำบรรยายภาพ และตารางเป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนของภาพ การใช้สี ฟอนต์ ขนาดฟอนต์ และเทมเพลตเป็นข้อควรพิจารณาด้านภาพที่สำคัญเมื่อจัดรูปแบบการตอบรับประกวดราคาของคุณ องค์ประกอบเหล่านี้เมื่อใช้อย่างถูกต้องสามารถช่วยให้การยื่นเสนอซื้อของคุณมีความโน้มน้าวใจมากยิ่งขึ้นและผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณน่าสนใจยิ่งขึ้นสำหรับผู้ซื้อ

จุดเน้นของผู้ประเมินควรอยู่ที่โซลูชันของคุณ พวกเขาไม่ควรฟุ้งซ่านโดยองค์กรของเอกสารของคุณ ดังนั้น คุณใช้ภาพจริงอย่างมีประสิทธิภาพในการตอบรับอย่างอ่อนโยนได้อย่างไร?

พื้นฐาน

• ทำให้ภาพของคุณดูเรียบง่าย เน้นที่แนวคิดหลักหนึ่งแนวคิดต่อกราฟิกหรือรูปภาพ
• หลีกเลี่ยงภาพนามธรรม ผู้ประเมินไม่ควรต้องถอดรหัสความหมายของภาพของคุณ
• แนะนำภาพของคุณในข้อความก่อน
• ใช้ภาพที่สนับสนุนข้อความของคุณ พวกเขาต้องมีการเชื่อมโยงที่ชัดเจนกับข้อความและส่วนที่คุณใส่ไว้
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาพของคุณอยู่ในแนวที่ถูกต้องและพอดีกับระยะขอบของหน้า
• ภาพของคุณจะต้องอ่านได้ หากมีขนาดใหญ่เกินไป ให้ลองแนบเป็นภาคผนวกในการส่งของคุณแทนที่จะบีบลงในเนื้อหาหลักของข้อความ
• หากไม่มีที่ว่างสำหรับภาพในเทมเพลตที่เป็นทางการของผู้ซื้อ ให้รวมไดอะแกรมและรูปภาพของคุณเป็นสิ่งที่แนบมาหรือภาคผนวกในการส่ง อ้างอิงเอกสารแนบในส่วนที่เหมาะสมของข้อความ เช่น “ดูภาคผนวก A”

ประเภทของภาพ

กราฟ

กราฟสามารถใช้เพื่อแสดงแนวโน้มและความสัมพันธ์ และสามารถเน้นประโยชน์ของโซลูชันของคุณเหนือผู้อื่น

ภาพถ่าย

ภาพถ่ายของผลิตภัณฑ์ทำหน้าที่เป็นหลักฐานทางกายภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ และสามารถให้รายละเอียดที่อาจอธิบายด้วยคำพูดยากเกินไป

หากใช้ภาพถ่าย ให้ใช้ความละเอียดที่เหมาะสมกับผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป รูปภาพที่พร่ามัวหรือคุณภาพต่ำไม่ได้บ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพและจะหักล้างการนำเสนอโดยรวมของสิ่งที่คุณส่งมา

โต๊ะ

ตารางสามารถเน้นความแตกต่างของตัวเลขหรือให้พื้นที่สำหรับเขียนข้อความสรุปควบคู่ไปกับรายการข้อมูลจำเพาะ

การเปรียบเทียบแบบเคียงข้างกันในตารางเป็นวิธีที่ดีในการเน้นย้ำถึงประโยชน์ของโซลูชันของคุณ ลองเปรียบเทียบระหว่างผลิตภัณฑ์ปัจจุบันกับโซลูชันที่เสนอ หรือผลิตภัณฑ์ที่ซับซ้อนกับข้อเสนอแบบง่ายของคุณ

ผังงาน

แผนผังลำดับงานสามารถช่วยลดการมีอยู่ของบล็อกข้อความที่หนาแน่นและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่มากเกินไป ในขณะที่แสดงแนวทางของคุณในลักษณะที่อ่านง่าย

คำบรรยายการกระทำ

คำอธิบายการดำเนินการเป็นส่วนหนึ่งของคำอธิบายองค์ประกอบภาพของคุณ รูปภาพหรือตารางทุกภาพควรมีป้ายกำกับเป็น "ภาพที่ 1" หรือ "ตารางที่ 1" โดยมีหมายเลขตามลำดับตลอดทั้งเอกสาร คุณยังสามารถตั้งชื่อภาพโดยย่อได้ คำบรรยายการดำเนินการจะอธิบายภาพและวิธีการทำงานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชันโดยรวมของคุณ

ตัวอย่างเช่น คำอธิบายการดำเนินการสำหรับไดอะแกรมอาจมีลักษณะดังนี้:

รูปที่ A: โครงสร้างองค์กรที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว ทีมงานโครงการของเราจะจัดโครงสร้างตามที่แสดงและขึ้นอยู่กับแนวทางที่ประสบความสำเร็จที่เรานำไปใช้กับโครงการก่อนหน้านี้ ทีมงานได้รับการจัดการโดยผู้จัดการโครงการในสถานที่เพียงคนเดียวคือ John Smith ซึ่งจะเป็นผู้นำนักข่าวสายตรง 5 คนในการส่งมอบโครงการ

ตัวอย่างนี้ไม่เพียงแต่อธิบายไดอะแกรม แต่ยังแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับโซลูชันโดยรวมโดยเชื่อมโยงทรัพยากรและข้อมูลรับรอง การใช้ไดอะแกรมช่วยลดความจำเป็นสำหรับคุณในการพูดคุยเกี่ยวกับโครงสร้างของทีม ในขณะที่คำอธิบายการดำเนินการจะชี้แจงวัตถุประสงค์ขององค์ประกอบภาพ

ทบทวน

ในการตรวจสอบของคุณ ให้คนที่ไม่เกี่ยวข้องกับกระบวนการประกวดราคาตรวจสอบองค์ประกอบภาพของคุณอีกครั้ง ภาพที่เข้าใจง่ายหรือไม่? พวกเขาสนับสนุนสิ่งที่ได้กล่าวไว้ในข้อความหรือไม่? ให้พวกเขาตรวจสอบคำบรรยายการกระทำของคุณ: ถูกต้องและกระชับหรือไม่? หากคุณต้องอธิบายข้อความและจุดประสงค์ของภาพ คุณอาจต้องพิจารณาใหม่ว่าข้อมูลนั้นแสดงออกมาอย่างไร

สรุป

ไม่ว่าคุณจะใช้กราฟ รูปภาพ ตาราง หรือโฟลว์ชาร์ต ภาพของคุณจะต้องมีความเชื่อมโยงที่ชัดเจนกับข้อความในเอกสารของคุณ รักษาองค์ประกอบภาพให้เรียบง่ายและอ่านง่าย และหากไม่มีที่ว่างสำหรับองค์ประกอบในเทมเพลต ก็อย่าบีบมันเข้าไป! แนบรูปภาพของคุณเป็นภาคผนวก พร้อมป้ายกำกับและคำอธิบายการดำเนินการที่ชัดเจนเพื่อรองรับวัตถุประสงค์ของภาพ มีสายตาที่สดใหม่อยู่เสมอเพื่อทบทวนการส่งของคุณ หากพวกเขาไม่เข้าใจภาพจริง ผู้ประเมินมักจะพยายามทำความเข้าใจพวกเขาเช่นกัน

เมื่อคุณรู้วิธีใช้ภาพอย่างมีประสิทธิภาพในการตอบรับประกวดราคาแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มเสนอราคา ให้ TenderSearch ค้นหาโอกาสในการประกวดราคาล่าสุดและที่เกี่ยวข้องสำหรับธุรกิจของคุณ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การส่งโซลูชันที่ชนะรางวัลนั้น